📌 Uitleg AVG / GDPR-instellingen in Emply
Binnen Emply wordt automatisch een bewaartermijn ingesteld voor persoonsgegevens van kandidaten, conform de AVG (GDPR). Zodra deze termijn verloopt, worden de gegevens automatisch verwijderd. Er zijn vier situaties waarin de 'teller' – oftewel de start van de bewaartermijn – begint te lopen.
⏱ Vier momenten waarop de bewaartermijn ingaat:
- Laatste activiteit van de kandidaat
- Verzonden sollicitatie
- Kandidaat is gearchiveerd
- Vacature is gearchiveerd
🔁 Alleen 'Laatste activiteit' maakt verlenging mogelijk
In drie van de vier situaties (verzonden sollicitatie, kandidaat is gearchiveerd, of vacature is gearchiveerd) kan de vervaldatum niet worden aangepast. Dit betekent dat de gegevens van de kandidaat – zelfs bij expliciete toestemming – niet langer dan de oorspronkelijke bewaartermijn in het systeem mogen blijven staan.
De enige uitzondering is wanneer de teller wordt geactiveerd door ‘Laatste activiteit’ van de kandidaat. In dat geval mag de bewaartermijn worden verlengd, maar alleen door de kandidaat zelf.
Wat valt onder 'Laatste activiteit'?
- De kandidaat logt in op het carrièrecentrum en klikt op ‘Verleng’
- De kandidaat bewerkt een bestaande sollicitatie
- De kandidaat solliciteert op een andere vacature
- De kandidaat wijzigt een job alert
⚠️ Let op
Een gebruiker (zoals recruiter of hiring manager) kan de vervaldatum niet zelf verlengen.
Er bestaat wel een workaround: door het ingevulde sollicitatieformulier van de kandidaat te bewerken, wordt dit technisch gezien als een nieuwe activiteit. De teller wordt dan opnieuw gestart.
Belangrijk: Dit is niet de aanbevolen werkwijze vanuit privacy-oogpunt en dient alleen in uitzonderlijke gevallen toegepast te worden.