Automation: Doorlooptijden per fase
Met deze automation kun je opvolging automatiseren voor kandidaten die te lang in een bepaalde pipelinefase blijven hangen. Denk aan belangrijke fases zoals "Gesolliciteerd", "Selectie" en "Aanbod". Momenten waarop vertraging directe impact heeft op de kans een geschikte kandidaat te werven.
Door per fase een aparte automation in te richten, kun je automatisch acties laten uitvoeren, zoals het sturen van een notificatie, taak of e-mail.
Voordeel van deze automation?
In elke fase waar snelheid belangrijk is, wil je niet dat kandidaten onnodig blijven wachten. Met deze automation zorg je ervoor dat er automatisch actie wordt ondernomen zodra een kandidaat te lang in een fase staat. Dit voorkomt vertraging, verbetering van de doorlooptijden en zorgt voor een betere kandidaatervaring.
Je maakt voor elke fase die je wilt monitoren een losse automation aan, zoals:
- Gesolliciteerd (bijv. na 4 dagen).
- Selectie (bijv. na 3 dagen).
- Aanbod (bijv. na 2 dagen).
Stappen om in te richten
1. Nieuwe automation aanmaken
- Ga naar Menu > Instellingen > Automation.
- Klik op + Nieuwe workflow.
- Geef de workflow een duidelijke titel, bijvoorbeeld:
Opvolging: Kandidaat 4 dagen in fase gesolliciteerd.
2. Stel de trigger en criteria in
-
Waar gaat deze automatisering over?
Kies: Kandidaat. -
Wanneer moet deze automatisering worden geactiveerd?
Kies: Gepland. - Stel in hoe vaak de automation moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld: dagelijks om 07:00.
- Voeg de volgende criteria toe:
- Status vacature = Actief.
- Status kandidaat = Actief.
- Type job = Vacature.
- Pipeline fase = Gesolliciteerd (of een andere relevante fase).
- Pipeline fase – laatste update = Gesolliciteerd, 4 dagen na.
3. Voeg een actie toe
Klik op + Actie toevoegen en kies de gewenste actie:
- Bericht: Interne notificatie naar de verantwoordelijke van de vacature.
- Mail: Automatische e-mail naar de verantwoordelijke.
- Taak: De verantwoordelijke krijgt een taak toegewezen in Emply.
Voorbeeld e-mail naar verantwoordelijke
Wanneer een kandidaat te lang in de fase 'Gesolliciteerd' staat, kun je automatisch een e-mail laten sturen. Hieronder een voorbeeld dat je kunt gebruiken in je automation.
Ontvanger: Verantwoordelijke
Onderwerp: Actie vereist: Kandidaat 4 dagen in fase ‘Gesolliciteerd’
Berichttekst:
Beste [job.projectmanager.name],
Momenteel staat kandidaat [candidate.firstname] [candidate.lastname] al 4 dagen in de fase ‘Gesolliciteerd’ voor de vacature #[job.number] [job.jobtitle].
Om vertraging in het proces te voorkomen, vragen we je om deze kandidaat zo snel mogelijk op te volgen of een vervolgstap te zetten.
Je kunt de kandidaat bekijken via het platform.
Met vriendelijke groet,
Team Recruitment
Hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij het instellen van deze automation of andere workflows? Neem gerust contact op via support@talentlead.nl. We denken graag met je mee.