Binnen Emply kun je bewaartermijnen voor persoonsgegevens instellen om te voldoen aan de AVG. Zodra de ingestelde termijn verloopt, worden kandidaatgegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd. Hieronder lees je hoe je een 'Regels voor gegevensopslag' aanmaakt, wanneer de bewaartermijn start en hoe kandidaten hun termijn eventueel kunnen verlengen.
1. Naar de AVG-instellingen
- Open het hoofdmenu en ga naar 'Instellingen'.
- Klik op 'AVG/GDPR'.
- Kies '+Nieuwe regel' om een nieuwe verwijderregel te maken of open een bestaande om te bewerken.
2. Regel een duidelijke naam geven
Geef elke regel een herkenbare naam, bijvoorbeeld:
Verwijder kandidaten na 365 dagen bij akkoord privacyverklaring
Dit houdt het overzichtelijk wanneer meerdere regels actief zijn.
3. Wanneer start de bewaartermijn?
De bewaartermijn kan in vier situaties beginnen te lopen. Alleen bij Laatste activiteit kan de termijn worden verlengd, en uitsluitend door de kandidaat zelf.
| Trigger | Beschrijving | Verlengbaar |
| Laatste activiteit | Kandidaat logt in en klikt op ‘Verleng’, bewerkt een sollicitatie, solliciteert opnieuw of wijzigt een job alert. | ✅ Ja, door de kandidaat zelf |
| Verzonden sollicitatie | De teller start zodra een kandidaat een sollicitatie indient. | ❌ Nee |
| Kandidaat gearchiveerd | De teller start wanneer de kandidaat door de organisatie is gearchiveerd. | ❌ Nee |
| Vacature gearchiveerd | De teller start zodra de bijbehorende vacature is gearchiveerd/gesloten. | ❌ Nee |
4. Bewaartermijn & criteria instellen
Stel per regel in:
- Periode (in dagen, bijv. 28, 180 of 365 dagen).
- Actie/trigger (het startmoment uit de tabel hierboven).
- Criteria (bijv. alleen talentpool, alleen actieve vacatures, of specifieke formulierwaarden).
Je kunt meerdere regels naast elkaar gebruiken, bijvoorbeeld:
- Afgewezen kandidaten: 28 dagen.
- Actieve sollicitaties: 365 dagen.
- Talentpool: herinnering 30 dagen vóór verwijdering.
5. Herinnerings- en verwijderingsberichten toevoegen
Wil je kandidaten de kans geven hun profiel te behouden? Voeg dan een herinneringsmail toe, bijvoorbeeld 30 dagen vóór de verwijderdatum. Kandidaten kunnen via de link in de e-mail zelf verlengen (alleen van toepassing wanneer het startmoment Laatste activiteit is).
Zodra de bewaartermijn is verstreken, wordt automatisch een verwijderingsbericht verstuurd als dit staat ingesteld. Dit bericht informeert de kandidaat dat zijn of haar gegevens zijn verwijderd uit het systeem op basis van de ingestelde AVG-regel.
Gebruik voor deze berichten bestaande berichttemplates of maak nieuwe aan via Instellingen > Templates > Berichten.
6. Regel opslaan en activeren
- Klik op 'Opslaan'. Een pop-up toont de directe gevolgen en te versturen e-mails.
- Zet de schuif op 'Geactiveerd' om de regel in te schakelen.
7. Verwijderde data controleren
- Ga naar Instellingen > AVG/GDPR om te zien welke regels actief zijn (groene 'Geactiveerd-schuif').
- Bekijk per regel hoeveel kandidaten zijn verwijderd (rode getal).
- Open 'Verwijderde gegevens' om een gedetailleerde lijst te bekijken en te filteren per regel.
Praktisch voorbeeld (aanbevolen)
Aanbevolen standaard:
- 365 dagen bewaartermijn wanneer de kandidaat akkoord is gegaan met de privacyverklaring.
- 28 dagen bewaartermijn wanneer geen akkoord is gegeven na handmatig toevoegen.
- Voor talentpool kandidaten: herinnering 30 dagen vóór verwijdering (verlengen door de kandidaat).
- Automatisch verwijderingsbericht na afloop van de termijn.
FAQ
Hoe weet ik dat mijn regel actief is?
In Instellingen > AVG/GDPR staat een groene 'Geactiveerd'-schuif bij actieve regels.
Waar zie ik wat er is verwijderd?
In het overzicht 'Verwijderde gegevens'. Je kunt filteren per regel of via het rode nummer naast de regel direct inzoomen op de aantallen.
Kunnen we altijd verlengen?
Alleen wanneer de bewaartermijn is gestart door Laatste activiteit, en alleen door de kandidaat zelf via het carrière centrum wordt verlengt.