In dit artikel bespreken we hoe je templates kunt maken of aanpassen binnen de Onboarding module. Met deze module kun je geautomatiseerde processen instellen voor bijvoorbeeld preboarding, onboarding en offboarding. In Emply houd je zo eenvoudig overzicht over de voortgang van medewerkers in een proces, en verlies je geen zaken meer uit het oog.
Het inrichten van Onboarding is flexibel en kan geheel aangepast worden aan de wensen en behoeftes van diverse organisaties, aangezien elk onboarding proces bestaat uit een fase, één of meerdere pipelines en één of meerdere processen.
Ons voorbeeld: De fase is Preboarding, heeft twee verschillende pipelines: "Vast contract" en "Inhuur." Op basis van deze pipelines zijn er verschillende processen ingericht per functie.
1. Creëer / bewerk een fase
- Ga via het menu naar 'Instellingen' > 'Templates' en klik op 'Onboarding'
- Klik op ‘+ Nieuwe onboarding fase’ om een nieuwe fase aan te maken onder Onboarding of selecteer een bestaande fase om de titel aan te passen.
- Geef een titel op en eventueel een korte beschrijving.
- Vink aan of het proces voor Kandidaten (= Recruitment module) en/of voor Medewerkers (= HR module) te starten is.
- Geef onder 'Toegang' aan welke gebruikersrollen deze fase in de module mogen zien.
- Klik op 'Opslaan' om de fase op te slaan.
2. Creëer / bewerk een pipeline
- Klik op een fase om naar de pipeline te gaan.
- Klik op '+ Nieuwe onboarding pipeline' om een nieuwe pipeline te creëren of selecteer en bewerk een reeds bestaande pipeline.
- Vul de gevraagde gegevens in over de pipeline
- Talen: Kies hier of de pipeline in meerdere talen beschikbaar moet zijn.
- Titel: Geef een titel op bij iedere taal.
- Pipeline fases: Vul de pipeline door verschillende stappen toe te voegen die in de pipeline moeten staan. In de volgende stap zullen er taken taken toegevoegd kunnen worden aan deze verschillende stappen.
- Toegang: Geef aan welke gebruikersrollen deze pipeline mogen zien.
- Klik op 'Opslaan' om de pipeline op te slaan
Tip: Het is mogelijk om de volgorde van de fases aan te passen door deze te slepen.
3. Creëer / bewerk een proces
- Klik op een pipeline om naar het proces te gaan
- Klik op '+ Nieuwe onboarding proces' om een nieuw proces aan te maken of selecteer en bewerk een bestaand proces om deze te wijzigen.
- Vul de gevraagde gegevens in over het proces:
- Talen: Kies hier of het proces in meerdere talen beschikbaar moet zijn.
- Titel: Geef een titel op bij iedere taal.
- Toegang: Geef aan welke gebruikersrollen dit proces mogen zien.
- Klik vervolgens op ‘Opslaan’.
- Klik op 'Actie toevoegen' bij de stap waar je een actie wilt toevoegen.
- Geef aan of het een Taak, Bericht, Formulier, E-learning, Melding of Integratie betreft.
- Taak: Toe te wijzen en te voltooien in het systeem. Definieer aan wie je de taak toewijst.
- Bericht: Een email wordt verzonden. Definieer de ontvanger en de afzender. Maak een berichtentemplate aan.
- Formulier: Aan de ontvanger (gebruiker / werknemer) om in te vullen. Definieer ontvanger en afzender. Creëer een formulier. Maak een berichtentemplate aan.
- E-learning: Betreft e-learning in het systeem (indien Learning module geactiveerd is). Definieer de ontvanger.
- Melding: Kort bericht in Emply. Definieer de ontvanger.
-
Integratie: Selecteer de gewenste integratie.
- Bij iedere actie kun je het volgende aangeven:
- Trigger: In welke stap, of na welke actie, moet deze actie van start gaan.
- Criteria: Zijn er daarnaast bepaalde criteria die moeten gelden om deze actie van start te laten gaan.
- Vertraging: Moet deze actie direct van start gaan wanneer het voldoet aan bovenstaande trigger en criteria, of is daar een vertraging van toepassing.
- Klik vervolgens op ‘Actie toevoegen’ bij iedere actie waarop een nieuwe actie volgt als de vorige is voltooid.
- Klik op het kruisje rechtsboven om het process te sluiten
Je fase, pipeline en proces zijn nu ingericht en klaar om te gebruiken!