In je organisatie zijn er mogelijk maar een paar of juist veel mensen betrokken bij het wervingsproces.
In Emply Hire worden personen toegevoegd als 'Gebruikers' en kunnen ze samenwerken met jou en andere gebruikers in het wervingsproces.
Elke 'Gebruiker' in het Emply-systeem moet een 'Gebruikerstype' hebben toegevoegd aan hun 'Gebruikersprofiel'. Dit bepaalt het niveau van machtigingen en acties die beschikbaar zijn voor dat specifieke 'Gebruikerstype' in het Emply-systeem.
Je kunt zoveel 'Gebruikerstypen' maken als nodig is om aan te sluiten bij je organisatie en het wervingsproces, en je kunt de machtigingen van gebruikers aanpassen met de Gebruikerstypen.
Aangepaste Gebruikerstypen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Onder 'Gebruikerstypen' kun je bepalen of een gebruiker gegevens uit het systeem mag exporteren. Dit betekent dat je het Export-pictogram, het Print-pictogram en het Download-pictogram kunt verwijderen voor specifieke 'Gebruikerstypen'.
Het is niet noodzakelijk dat een gebruiker gegevens uit Emply Hire kan exporteren, omdat alle gegevens gemakkelijk in het systeem kunnen worden gelezen.
Op deze manier kan je bedrijf ervoor zorgen dat de verwerking van gevoelige gegevens wordt gecontroleerd in overeenstemming met de AVG.
Hoe maak je een nieuw Gebruikerstype aan:
- Klik op de knop Accounts in het vervolgkeuzemenu.
- Klik in het bovenste menu van de Accountinstellingen op het tabblad Gebruikerstypen.
Klik vervolgens op de knop Nieuw Gebruikerstype in de linkerbovenhoek van de interface.
- Kies eerst een titel voor het Gebruikerstype. Selecteer vervolgens specifieke rechten voor het ‘Gebruikerstype’ door de aan- en uitknoppen naast de opties onder de titel te gebruiken.
Dit is een uitstekende manier om de interne hiërarchie tussen HR-partners, recruiters en andere leden van je wervingsteam te beheren. Het kan relevant zijn om dit te doen als je bepaalde acties voor het ‘Gebruikerstype’ wilt aanpassen. Bijvoorbeeld door het ‘Gebruikerstype’ in te stellen zodat gebruikers alle kandidaten kunnen zien, maar geen kandidaten mogen verwijderen.
Tot slot, wanneer je de rechten voor het Gebruikerstype hebt gekozen, klik je op Opslaan.
Je Gebruikerstype is nu gedefinieerd en aangemaakt.
Het is ook mogelijk om verdere aanpassingen te maken aan de instellingen van je 'Gebruikerstypen'.
Op deze manier kun je precies bepalen welke toegang wordt verleend wanneer je het 'Gebruikerstype' activeert en aan verbonden gebruikers toewijst.
Bijvoorbeeld, als je het 'Gebruikerstype' wilt aanpassen volgens de AVG-regels.
Instellingen voor het tabblad 'Gebruikers' onder 'Account':
Als een gebruiker toegang krijgt tot het tabblad 'Gebruiker' onder 'Account', kun je de volgende instellingen configureren:
- Gebruikers aanmaken: Moet het mogelijk zijn om nieuwe gebruikers aan te maken?
- Wachtwoordbeleid wijzigen: Moet het mogelijk zijn om een wachtwoordbeleid in te stellen voor de gebruiker*?
- Berichten verzenden: Moet het mogelijk zijn om berichten te sturen naar andere gebruikers?
- Aanmaken met hetzelfde Gebruikerstype: Moet het mogelijk zijn om nieuwe gebruikers met hetzelfde Gebruikerstype als je eigen of alleen met lagere Gebruikerstypen aan te maken?
- Status wijzigen: Moet het mogelijk zijn om andere gebruikers te deactiveren of te activeren?
- Gebruikers bewerken: Moet het mogelijk zijn om de informatie van andere gebruikers te bewerken?
- Gebruikers verwijderen: Moet het mogelijk zijn om gebruikers uit het systeem te verwijderen?
*Zie het artikel "Wachtwoordbeleid" voor meer informatie over deze functionaliteit.