Vanaf nu kunt je het wervingsproces vereenvoudigen met onze nieuwe module met takenlijsten.
In de Emply-oplossing hebt je de mogelijkheid om takenlijsten te maken, gekoppeld aan elke werving, terwijl ze worden gemaakt. De takenlijst biedt een geweldig overzicht van jouw voortgang in het wervingsproces en is een grote hulp bij het onthouden van de verschillende taken, gekoppeld aan de werving.
De taken in de lijst worden automatisch toegewezen aan de relevante persoon in elk geval van werving. Bijvoorbeeld de hiring manager wordt automatisch toegewezen aan een taak, wat aangeeft dat de behandeling van sollicitanten moet worden gestart.
Met andere woorden, de takenlijsten helpen bij het regelen van de werving, van begin tot eind, via het aannemen van een kandidaat tot en met het beëindigen van het project.
Begin met het gebruiken van takenlijsten
Een takenlijst maken
1. Ga naar Takenlijsten in het hoofdmenu, stel in
2. Klik op "Nieuwe takenlijst" en geef een titel op
3. Klik op de smaaklijst
4. Klik op "Nieuwe taak"
Taaktitel
Kies een titel voor de taak
Verantwoordelijk: Kies wie verantwoordelijk is voor de taak. Het is mogelijk om een specifieke gebruiker of Project Manager of andere gebruikersselectormogelijkheden uit projectgegevens te kiezen.
Vervaldatum: Kies een vervaldatum, voor het geval de verantwoordelijke persoon slechts een specifiek aantal dagen voor deze taak heeft.
Herinnering: Kies Herinnering als de verantwoordelijke persoon een herinnering vóór de vervaldatum moet ontvangen
Beschrijving: Voeg een beschrijving toe aan de smaak, als de taak verdere uitleg nodig heeft
Triggertoewijzing
(datum): Kies wanneer de taak aan de verantwoordelijke moet worden toegewezen.
Na uitvoering van: Kies wanneer de tast moet worden geactiveerd, d.w.z. welke tast moet worden uitgevoerd voordat deze taak wordt toegewezen.
Is het de eerste tast, dan kan je kiezen tussen "Project opgericht/goedgekeurd" of "Aanvraagdeadline"
Notificatie
Kies wanneer het systeem een notificatie per mail naar de verantwoordelijke moet sturen. Kies tussen direct, binnen 24 uur of helemaal niet.
Het is ook mogelijk om berichten toe te voegen, die verzonden moeten worden wanneer een taak toegewezen wordt. Deze functie kan ook gebruikt worden om verdere informatie over de taak naar de verantwoordelijke te sturen.
5. Klik op "Nieuw bericht"
Berichtlay
-out: Kies de e-maillay-out die moet worden gebruikt.
Onderwerp: Kies een tekst voor het onderwerpveld in het bericht.
Ontvangen: Kies de ontvangers van dit bericht. Je kunt een specifieke gebruiker of projectmanager kiezen, of andere gebruikersselectiemogelijkheden uit projectgegevens. Verder kan je een externe mailontvanger toevoegen, als het bericht ook naar een e-mailadres moet worden verzonden, dat niet is gekoppeld aan een gebruiker in de Emply-oplossing.
Tekst: Voeg de berichttekst toe.
Vooraf gedefinieerde gegevens: Voeg dynamische gegevensvelden toe in het tekstveld, als je gegevens hebt die automatisch moeten worden samengevoegd in het bericht bij het verzenden.
Triggertoewijzing
(datum): Selecteer wanneer de taak aan de verantwoordelijke moet worden toegewezen.
Na uitvoering van: Kies wanneer de tast moet worden geactiveerd, ae welke taak moet worden uitgevoerd voordat deze tast wordt toegewezen.
Is het de eerste tast, dan kan je kiezen tussen "Project opgericht/goedgekeurd" of "Aanvraagdeadline"
6. De takenlijst is nu aangemaakt. Kies of het verplicht is om een van de aangemaakte takenlijsten toe te voegen wanneer een project wordt aangemaakt.
Let op, het is ook mogelijk om een toegang toe te voegen aan de takenlijst, zodat deze alleen door geselecteerde gebruikers kan worden gekozen.
Een takenlijst toevoegen aan een project
1. Selecteer de gewenste takenlijst op het tabblad Instellingen.
*Zie het artikel " Een nieuw project maken " als je hulp nodig hebt bij het maken van een project.
2. Onder het tabblad "Taken" vind je nu alle huidige en komende taken
Zodra de taak "Start met het beheren van kandidaten" is voltooid, wordt de volgende taak automatisch toegewezen aan de verantwoordelijke.