Gegevens exporteren (Document)

Door het gebruik van exportbestanden is het makkelijk om een document voor een kandidaat of werknemer te genereren, zoals een contract of andere overeenkomsten. Dit houdt in dat je een template kunt maken voor bijvoorbeeld contracten en hier dynamische velden in kunt plaatsen om automatisch data in een document te zetten, zoals naam, email, adres, telefoonnummer, etc.

In onderstaande artikel leggen we uit hoe je deze documenten vervolgens kunt exporteren:

 

  1. Ga naar ‘Integraties’ via ‘Instellingen’ in het hoofdmenu en klik op ‘Exporteren’
  2. Klik op ‘Nieuwe export’

    Afbeelding1.jpg

  3. Selecteer ‘Document’ en klik op ‘Doorgaan’

    Afbeelding2.jpg

  4. Geef het exportdocument een interne titel

    Afbeelding3.jpg

  5. Vink aan of het document gebruikt moet worden voor Werknemers, Kandidaten en/of Onboarding

    Afbeelding4.jpg

  6. Upload je exportdocument

In het bestand kun je dynamische tekstvelden gebruiken, zodat deze gegevens automatisch in de export worden geladen aangezien de werknemer/kandidaat waarschijnlijk al een keer een aantal gegevens heeft ingevuld.

Zie een kort voorbeeld in de bijlagen onderaan dit artikel.

Afbeelding5.jpg

Je vindt de dynamische tekstvelden door op ‘Dynamische tekst’ te klikken. In het overzicht kun je op het groene plusje klikken om het gewenste veld te selecteren. Deze wordt gekopieerd naar je clipboard en dit kun je in je exportdocument plakken.

  1. Indien relevant, maar een keuze uit de volgende opties:
    Afbeelding6.jpg
  • Moet het document als PDF geëxporteerd worden?
  • Moet het document gegroepeerd tot één document worden als er meerdere werknemers/kandidaten zijn geselecteerd?
  • Moet het document ook onder de documenten van de desbetreffend werknemer/kandidaat worden geplaatst?

  1. Creëer gegevens indien dit van belang is

Moeten er nog meer gegevens ingevuld worden voordat de export wordt uitgedraaid? Zo ja, dan kun je deze als exportdata aanmaken onder ‘Gegevens exporteren’. Je kunt een keuze maken uit tekst, dropdown of een datum als antwoord. Ook hiervan kun je de dynamische velden terugvinden in het overzicht van dynamische tekstvelden. 
Afbeelding7.jpg

  1. Klik op ‘Opslaan’

Zie de bijlagen onderaan het artikel voor een kort voorbeeld ter inspiratie.

 

Tip: Je kunt exportdocumenten in meerdere talen creëren door met je muis over het groene plusje te bewegen en de gewenste talen toe te voegen.
Afbeelding8.jpg

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Artikelen in deze sectie

Zie meer