Invoering
Dankzij de integratie van Emply met Microsoft Entra ID worden gebruikers uit uw Entra ID-groepen gesynchroniseerd met Emply.
De gids leidt u door het volgende:
- Activeren van de integratie
- Integratie instellen
- Overzicht van gesynchroniseerde gegevens
Voorbereiding
Als klant dient u op de hoogte te zijn van het volgende voordat u de integratie activeert en instelt:
- U gebruikt alleen cloud-Entra ID
- Als u een hybride opstelling gebruikt, houd er dan rekening mee dat de integratie alleen eenrichtingsverkeer is en dat er geen gegevens naar uw Entra ID kunnen worden verzonden.
- De gebruiker die de integratie activeert, moet de rol Global Administrator hebben in uw Microsoft Entra ID
Het is belangrijk dat aan deze vereisten wordt voldaan om fouten bij het activeren en instellen van de integratie te voorkomen.
Activeren van de integratie
1.1 Ga naar Instellingen > Integraties > klik op 'Activeren' bij de Microsoft Entra ID-integratie:
1.2 Vervolgens opent zich een pop-upvenster, waarin u op “Verbinden” klikt:
1.3 Hiermee wordt een pop-upvenster geopend waarin u zich moet aanmelden met uw Microsoft-account:
Zorg ervoor dat u zich aanmeldt als Global Administrator .
1.4 Nadat u bent ingelogd, verschijnt er een vak met de rechten die u Emply verleent door op 'Accepteren' te klikken:
1.5 Zodra het systeem klaar is met laden, wordt u teruggeleid naar de integratie-instellingen:
Kalenders synchroniseren
Als u dit inschakelt, wordt de Outlook-kalender gesynchroniseerd met Emply en krijgt u de mogelijkheid om vergaderruimtes toe te voegen. Het vinkje 'Data en titels altijd delen met teamleden' verschijnt alleen als u deze functionaliteit inschakelt.
Altijd data en titels delen met teamleden
Als u deze optie inschakelt, wordt de optie ingeschakeld voor alle agenda's die momenteel in Emply staan. Voor nieuwe agenda's wordt deze standaard ingeschakeld.
Integratie instellen
2.1 De eerste stap bij het instellen van de integratie is het toevoegen van uw Microsoft Entra ID-groepen:
2.2 Bij het toevoegen van een groep moeten een aantal standaardinstellingen worden gedefinieerd:
Standaardrol: Rol die aan alle gebruikers in deze groep moet worden gegeven wanneer ze worden aangemaakt in Emply. Deze optie werkt ook huidige gebruikers bij als 'Rollen synchroniseren' is ingeschakeld.
Standaardafdeling: Afdeling die de gebruiker moet hebben wanneer deze wordt aangemaakt in Emply.
Taal: Taal voor de gebruiker.
Tijdzone: Tijdzone voor de gebruiker.
Valuta: Valuta voor de gebruiker.
Houd er rekening mee dat als er meerdere groepen met verschillende rollen en afdelingen worden aangemaakt en een gebruiker in meer dan één groep voorkomt, deze gebruiker alle afdelingen en rollen krijgt die in de groepen zijn gedefinieerd.
'Rollen synchroniseren' inschakelen:
Door deze functie in te schakelen, worden alle rollen van de huidige gebruiker bijgewerkt. Dit geldt als de rollen aanwezig zijn in de groepen die zijn toegevoegd in de integratie.
Sluit af door op Opslaan te klikken .
De eenrichtingssynchronisatie van Microsoft Entra ID naar Emply is nu ingeschakeld en gebruikers worden nu automatisch in Emply aangemaakt vanuit de gekoppelde groepen in Microsoft Entra ID.
2.3 U bent nu klaar om te kiezen of u de agenda wilt synchroniseren. Open de integratie-instellingen opnieuw door op 'Geactiveerd' te klikken.
'Kalender synchroniseren' inschakelen:
Door deze functie in te schakelen, wordt de Outlook-agenda van gebruikers gesynchroniseerd met Emply. Wanneer deze functie is ingeschakeld, verschijnt 'Altijd datums en titels delen met teamleden'.
'Data en titels altijd delen met teamleden' inschakelen:
Als u deze functie inschakelt, wordt de instelling voor alle agenda's in Emply geactiveerd en wordt deze standaard ingeschakeld voor nieuwe agenda's.
Sluit af door op Opslaan te klikken .
2.4 Vervolgens gaat u naar uw gebruikersinstellingen in Emply:
2.5 Ga naar 'Agenda-instellingen' en druk op '+ Outlook-agenda':
2.6 Meld u aan met uw Global Administrator-account:
2.7 Vervolgens ziet u de rechten die u Emply geeft. Vergeet niet om 'Toestemming namens uw organisatie' in te schakelen:
Sluit af door op ' Accepteren ' te klikken.
2.8 Vervolgens selecteert u de agenda die u wilt synchroniseren en tikt u op 'Nu synchroniseren':
2.9 Wanneer het systeem klaar is met synchroniseren, worden automatisch alle agenda's voor alle gebruikers toegevoegd:
Hier kunt u de volgende functies inschakelen:
- Deel data en titels met je team
- Synchroniseer gebeurtenissen met deze agenda
De optie 'Data en titels delen met uw team' moet handmatig door de gebruiker worden ingeschakeld, zodat andere gebruikers in het Emply-systeem uw agenda kunnen bekijken.
Hieronder ziet u een voorbeeld van het synchroniseren van de Outlook-agenda van een gebruiker met beide bovenstaande functies ingeschakeld. Het onderstaande voorbeeld laat zien hoe de agenda eruitziet voor uw eigen persoonlijke gebruiker of voor uw teamleden.
In dit voorbeeld bekijkt een gebruiker buiten uw team uw agenda. Daarom worden titels en informatie niet weergegeven en staat er alleen 'Bezet'.
Houd er rekening mee dat Emply geen afwezigheden kan bijwerken, maar ze alleen in de agenda kan aanmaken.
2.10 Vergaderruimte toevoegen
Ga naar Instellingen > Integraties > klik op 'Geactiveerd' bij de Microsoft Entra ID-integratie om de instellingen te bewerken.
Wanneer u een vergaderruimte toevoegt, moet u er rekening mee houden dat deze moet worden aangemaakt als 'Gebruiker'-type in Microsoft Entra ID om te kunnen worden toegevoegd. Als de vergaderruimtes worden aangemaakt als 'Resource'-type in Microsoft Entra ID, kan deze niet worden toegevoegd.
2.11 Tweerichtingssynchronisatie van Emply naar Microsoft Entra ID inschakelen
Met tweerichtingssynchronisatie van Emply naar Microsoft Entra ID hebt u bij activering de volgende drie opties:
Maken: Maakt gebruikers aan van Emply naar Microsoft Entra ID.
Update: Gebruikers in Microsoft Entra ID worden bijgewerkt met wijzigingen van Emply.
Verwijderen: Verwijdert gebruikers in Microsoft Entra ID wanneer ze worden verwijderd in Emply.
Als 'Maken' of 'Bijwerken' is geactiveerd, verschijnt er een knop 'Velden toewijzen', waarmee u elementen uit Emply kunt toewijzen aan een specifiek element in Microsoft Entra ID:
Geen van de velden is verplicht, maar ze moeten wel worden toegewezen als het element deel moet uitmaken van de functie 'Bijwerken'.
Let op: Als een element niet is toegewezen, wordt het bijgewerkt met 'Null'.
Er kunnen 15 extensiekenmerken worden toegewezen. Deze kenmerken sturen geen gegevens rechtstreeks naar Microsoft Entra ID, maar stellen u in staat om code te maken die deze kenmerken toevoegt aan een specifieke eigenschap in Microsoft Entra ID. Emply ondersteunt dit niet.
Zodra de toewijzing is voltooid, klikt u op Opslaan .
2.12 Profielfoto synchroniseren
Door de functie 'Aanmaken' en/of 'Bijwerken' te activeren, is het mogelijk om de profielfoto van Emply te synchroniseren met Microsoft Entra ID.
Het is alleen mogelijk om profielfoto's van Emply te synchroniseren met Microsoft Entra ID. Als u profielfoto's van Microsoft Entra ID wilt synchroniseren met Emply, lees dan meer in onze FAQ .
Overzicht van gesynchroniseerde gegevens
Wanneer een gebruiker wordt gesynchroniseerd met een werknemer, worden bij het bijwerken van een bestaande gebruiker van Microsoft Entra ID naar Emply alleen de volgende wijzigingen doorgevoerd:
- Voornaam
- Achternaam
- Functietitel
- Mobiel telefoonnummer
Als u wilt dat andere informatie dan de bovenstaande wordt bijgewerkt, moet u 'Update' inschakelen in de integratie-instellingen en ervoor zorgen dat de informatie is toegewezen. Lees er meer over in stap 2.11 Tweerichtingssynchronisatie van Emply naar Microsoft Entra ID inschakelen .
Hieronder ziet u een overzicht van de gegevens die worden gesynchroniseerd:
Microsoft Entra-ID | Werkzaam | Reacties |
Voornaam | Voornaam | Alleen wanneer gedefinieerd in Microsoft Entra ID |
Achternaam | Achternaam | Alleen wanneer gedefinieerd in Microsoft Entra ID |
Alleen wanneer niet gedefinieerd in Emply | ||
GebruikerPrincipalName | Gebruikersnaam | Alleen wanneer niet gedefinieerd in Emply |
Mobiele telefoon | MobielTelefoon | Alleen wanneer gedefinieerd in Microsoft Entra ID |
HoofdGroepId | Afdeling | Standaard afdelings-ID van gevonden Microsoft Entra ID-groep. Anders standaard afdelings-ID van Microsoft Entra ID-integratie. |
Functietitel | Functietitel | Alleen wanneer gedefinieerd in Microsoft Entra ID |
HoofdGroepId | Taal | Standaardtaal van gevonden Microsoft Entra ID-groep. Anders standaardtaal van Microsoft Entra ID-integratie. |
Groeps-ID | Rollen | Als "Rollen synchroniseren" is uitgeschakeld en er oude rollen zijn, worden oude rollen gebruikt. Rollen worden overgenomen van de standaardrol-ID van de gevonden Microsoft Entra ID-groep of de standaardrol-ID van de Microsoft Entra ID-integratie. |
HoofdGroepId | Tijdzone | Standaardtijdzone van gevonden Microsoft Entra ID-groep. Anders standaardtijdzone van |